Avez-vous des difficultés à assurer une communication efficace entre les membres de votre équipe?
Sentez-vous un manque de connexion et de cohésion de groupe essentiel à assurer le « workflow » de vos affaires?
Vous sentez que les messages ne passent pas autant qu’ils le devraient?
Cette transformation planétaire n’est facile pour personne et comporte définitivement son lot de défis. Elle peut soit briser une équipe et élargir les fissures de ses fondations, soit entraîner l’émergence d’une véritable force organisationnelle. En tant que dirigeant, le fait de disposer d’un état d’esprit, d’une structure et de stratégies appropriées pour améliorer la communication et renforcer la cohésion de l’équipe, vous aidera à garantir le succès de votre version améliorée de vos affaires. J’espère que les stratégies et étapes concrètes que je partage ci-dessous vous aideront à apporter un peu plus de calme, de concentration et d’énergie renouvelée à votre équipe.
Voici donc les 10 meilleures pratiques à instaurer dans votre organisation selon notre dernier sondage auprès de nos clients en contexte de télétravail, pour renforcer la communication et la cohésion d’équipe.
1) Communiquer de façon ouverte et transparente :
Il est temps de SUR-communiquer! La communication au sein d’équipes qui travaillent à distance, qu’il s’agisse de discussions informelles ou de discussions liées au travail, ne peut pas se faire aussi spontanément que lorsque les gens sont assis les uns à côté des autres au travail. Pourtant, c’est maintenant que la communication doit être intensifiée. Une communication accrue est nécessaire, non seulement pour que votre équipe distante reste concentrée sur la productivité, mais aussi parce que le passage soudain du lieu de travail à un espace domestique peut avoir des conséquences émotionnelles sur les personnes qui n’ont plus de contact social avec leurs collègues de travail. Les réunions et les contrôles fréquents, tant avec l’ensemble de l’équipe qu’avec chaque membre de l’équipe, doivent figurer en tête de votre liste de tâches. Échanger entre collègues et se réunir régulièrement de manière virtuelle pour garder un contact et éviter l’isolement. Chacun a une réalité bien différente de la situation, ce qui est à respecter. Il faut donc ne pas avoir peur de partager ses défis en fonction de ses réalités, ce qui peut permettre d’adapter au mieux les tâches de chacun, de se comprendre et d’avancer efficacement. Bien entendu, il est fortement recommandé de bien expliquer les nouvelles attentes afin d’éviter les éventuels questionnements qui empêchent d’avancer sereinement, les résistances aux changements et les frustrations.
2) Organiser des « kick-off meetings » le matin pour bien débuter la journée :
La plupart des dirigeants avaient déjà l’habitude d’organiser des meetings de début de semaine et certains, de fin de semaine pour boucler et évaluer les résultats de la semaine. En télétravail, il est essentiel de se connecter plus souvent pour garder la motivation élevée. Le « kick-off meeting » matinal est une excellente façon de le faire. Un 15-30 minutes servant à revoir les objectifs du jour, et à motiver la troupe. Vous souhaitez obtenir les étapes d’un « sprint meeting » réussi? Veuillez cliquer ici : https://cfame.academy/en/5-etapes-pour-un-kick-off-meeting-reussi/
3) Créer des équipes de « brigades relationnelles » pour assurer la cohésion :
Pourquoi ne pas profiter de cette nouvelle façon de travailler pour créer des équipes responsables du bonheur pour briser l’isolement des autres employés via différents moyens accessibles (téléphone, texto, courriel, etc.). Ou encore une équipe servant au partage de l’information, de façon à transmettre des données fiables et moins anxiogènes. Une équipe technologique pourrait également être grandement utile pour répondre aux questions reliées à l’utilisation de la technologie actuelle pouvant être différente qu’à ce dont ils sont habitués.
4) Choisir une personne responsable du « workflow » de la journée auprès des autres membres de l’équipe:
Il est aussi suggéré de nommer une personne qui servira de « bras droit – coordonnateur de projet » à l’équipe et qui s’assurera que les objectifs énoncés en début de semaine et le matin lors du « sprint meeting », soient respectés et que les membres de l’équipe obtiennent le nécessaire pour produire efficacement ce qui relève de ses responsabilités.
5) Utiliser efficacement les outils de communication en ligne :
Microsoft Team ou Zoom s’avèrent être des outils des plus intéressants et les plus populaires pour communiquer de manière rapide et informelle, par écrit ou par vidéo, et pour organiser des réunions. Il est même recommandé d’envoyer moins de courriels et de remplacer par des messages audio informels lorsque possible. Plusieurs clients nous ont mentionné être épuisés après une session vidéo. Ceci relève directement de la neuroscience! Inconsciemment, nous cherchons lorsqu’on communique, à repérer les signes de compréhensions non verbaux chez notre interlocuteur, ce qui est très difficile à identifier par vidéoconférence. Pour se faire, il faut s’assurer de regarder la caméra le plus possible lorsqu’on parle versus l’image de la personne à l’écran. Il faut également s’assurer d’un bon éclairage, c’est-à-dire d’une lumière qui nous fait face et non à l’arrière. Et finalement, s’assurer de parler de façon dynamique! Ces petits trucs aideront assurément à garder l’attention de votre interlocuteur et de faire en sorte qu’il se sente interpeller par votre message.
6) Adapter vos mesures à chacun :
Chacun a une réalité différente. Si on souhaite garder la motivation de nos employés élevés, il est essentiel d’adapter nos projets et leurs tâches à leur situation. Prenez le temps de reconnaître ce qu’ils font et de les remercier, aussi banal que cela puisse paraître. Ils ont besoin de l’entendre plus que jamais.
7) Consulter vos employés :
Notre sondage démontre que les gens cherchent à se réinventer présentement. Utiliser cette initiative à votre avantage! après tout, ce sont eux les mieux placés pour guider la direction et pour proposer des pistes de solutions. C’est également le temps de déléguer des projets spéciaux qui sortent de l’ordinaire.
8) Sonder l’état réel de vos employés :
Sondez régulièrement les employés afin de savoir dans quel camp ils se trouvent. Concentrez-vous sur l’état de mieux-être psychologique et cherchez à identifier les problèmes pratiques. Sachez qui est engagée, motivée et stimulée, et qui aura besoin de plus de temps pour être à l’aise, soit parce qu’il fait partie d’un groupe à haut risque, soit parce qu’il n’a plus de service de garde fiable, soit pour une autre raison. Là aussi, les inégalités devront être traitées avec sensibilité.
9) Encourager les employés à mettre leurs limites :
Comme chacun travail soit à distance, au bureau et possiblement avec différents horaires et conditions de travail, il est de mise que tous adoptent une rigueur d’horaire et la partage avec les autres membres de l’équipe. Il est conseillé de bloquer les courriels à partir d’une certaine heure si possible, de communiquer les moments de disponibilités et de déconnexion et d’encourager les prises de rendez-vous pour toute discussion, ce qui permet une meilleure organisation du travail et respect des différences. Respecter ces horaires! Tous ont besoin d’équilibre de vie, à défaut de se sentir très vite envahis par ses collègues et son travail.
10) Prenez des pauses-café virtuelles :
établissez des conversations virtuelles autour d’un café avec chaque membre de l’équipe. Il peut être programmé à l’avance ou impromptu, tout comme vous pouvez inviter un membre de l’équipe à prendre un café avec vous en passant devant son bureau. Utilisez les pauses-café virtuelles pour vérifier régulièrement l’état de santé de chaque membre de l’équipe, pour leur dire bonjour et vérifier comment ils vont et pour veiller à ce que chacun reçoive l’attention et la reconnaissance requise. Certains dirigeants interagissent régulièrement avec les personnes avec lesquelles ils sont le plus facilement en contact, mais ne pensent pas toujours aussi facilement aux autres. Discutez et posez des questions spécifiques sur des sujets liés au travail, tels que les sujets sur lesquels ils travaillent, ce qu’ils ont accompli en x temps, s’ils ont des défis à relever et si oui, comment vous pouvez les aider.
Et voilà! J’espère que cette liste d’idées vous aura inspiré. Je vous souhaite, à vous et à votre équipe, santé, tranquillité et cohésion.
Nathalie Charette,
PDG, Caoch, formatrice et Experte en leadership RH
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