Vous souhaiteriez que vos messages passent avec plus d’impact?
Vous aimeriez de meilleures relations interpersonnelles dans votre équipe?
Il vous arrive de quitter une réunion et d’avoir la sensation d’avoir perdu votre temps?
La tâche des gestionnaires consiste à assurer la réalisation d’un travail grâce à l’assistance des membres de leur équipe en les amenant à s’exprimer ouvertement en communiquant de manière à ce que les messages soient reçus et surtout, acceptés.
La communication est un processus complexe qui fait référence aux valeurs, aux expériences, à la culture, aux états d’âme et aux intentions. Il serait très limitatif de ne s’attarder qu’au message exprimé par les mots, particulièrement lorsque ce message est transmis uniquement par des symboles graphiques.
Ainsi, meilleure sera la compréhension du comportement humain que sont : les façons de penser, les méthodes privilégiées pour décoder l’environnement, les personnes de l’entourage, les craintes, les motivations et les aspirations ainsi que les manières d’entrer en contact individuellement et collectivement, meilleure sera la qualité de la communication.
On reconnaît une équipe qui communique efficacement par :
1) Connexion : Les employés connectent ensembles et avec le ou les dirigeants
2) Direction :
Les employés comprennent les réels enjeux, besoins et décisions prises par l’organisation, adhèrent à la vision, l’orientation et s’impliquent au processus de changements durables.
3) Collaboration :
Les décisions de la gestion sont prises en lien avec les idées et les initiatives suggérées par les employés. Les employés participent aux processus décisionnels.
4) Ajustements :
Les membres de l’équipe échangent des rétroactions constructives pour améliorer leurs compétences, notre productivité et notre performance.
5) Respect des différences :
Les employés entretiennent des relations interpersonnelles saines et solides, peu importe les différences culturelles, religieuses et générationnelles.
6) Organisation :
Les membres de l’équipe appliquent entre eux et avec les clients, un processus et des moyens de communication qui fonctionnent (communication dans les 2 sens) pour transmettre rapidement l’information et les instructions. Les messages passent!
7) Autoresponsabilisation :
Chacun communique clairement leurs besoins, ils se comprennent mutuellement et font les efforts nécessaires pour collaborer / accommoder les uns et les autres, tout en considérant les besoins organisationnels.
8) Harmonie / Work flow :
Il y a très peu de conflits entre les individus et lorsqu’il y en a, ils sont gérés rapidement et à la satisfaction de tous, de façon à régler les problèmes à la source.
Votre équipe semble manquer de connexion de communication? Un ajustement au niveau de l’une de ces 6 dimensions pourrait s’avérer nécessaire si vous voulez réussir en tant que leader, à bâtir une équipe harmonieuse :
1) Mécanisme de réaction à un message :
Tous les êtres humains fonctionnent de la même manière. Nous recevons tout d’abord un message par nos sens et ce message est tout de suite répertorié, classifié et analysé; lorsque nous ne possédons aucun repère, aucun indice connu, nous offrons une résistance afin de protéger nos acquis. Par exemple, si on vous présente un stylo dont l’encre s’efface, comme vous n’avez jamais vu un objet semblable, vous vous dites que c’est impossible. Plus votre ébahissement sera grand, plus vous vous sentirez obligés de l’exprimer à haute voix. Lorsqu’ils communiquent des directives et des commentaires à leurs collaborateurs, les dirigeants doivent s’assurer d’utiliser un code de référence qui est lié à leur vécu afin de favoriser la compréhension et d’éviter les appréhensions. Après avoir classifié l’information reçue, on lui attribue une charge émotive : « j’aime ou je n’aime pas ce que je vois, ce que je comprends ou ce que j’anticipe ». C’est = ce stade que se découvre la motivation. En conséquence, si une personne attribue une valeur émotive positive à une situation, à un objet ou à un événement, elle désirera obtenir cet objet ou vivre cette situation; au contraire, si elle lui accorde une valeur émotive négative, elle tentera de s’en éloigner et de ne pas en être affectée.
2) Spécificités de chaque personne :
L’interprétation du message n’a que peu de valeur et est très incomplète si l’on ne tient pas compte du contexte et de l’expression de la personne qui le transmet. En soi, les mots n’influencent que très peu la compréhension d’un message.
3) Diversité des sources de motivation :
Tout ce qui existe est le résultat de la volonté de passer à l’action; la volonté précède toujours l’action. Avant qu’une action concrète se manifeste, il doit y avoir une volonté de faire. Les institutions qui nous entourent, les législations qui règlent la vie sociale, les objets qui meublent le quotidien, bref, tout ce qui existe, sont autant de manifestations de la volonté des gens d’agir sur eux-mêmes et sur leur environnement.
Plus on met de volonté à réaliser une action, plus on y consacre des énergies. Si les collaborateurs ne font qu’exécuter ce que leur supérieur demande, leur motivation personnelle sera faible et ils pourront dire : « C’était ton idée! ». Lorsque les collaborateurs se voient relégués au rôle de « simples exécutants », leur motivation et leur implication sont grandement freinées. Lorsque les gens ne sont pas motivés par leur propre volonté, crainte de perdre quelque chose, s’ils ne font pas ce qui leur est demandé. La raison d’être d’une chose, tout comme la volonté de faire, peut changer avec le temps et les circonstances. Offrir beaucoup d’opportunités à ses collaborateurs, c’est leur permettre de devenir ce qu’ils sont capables d’être.
4) Comment entretenir l’enthousiasme :
Aucun dirigeant ne peut demander à ses collaborateurs d’effacer définitivement et d’un seul trait tout ce qu’ils ont vécu antérieurement, tout en les exhortant à recommencer à neuf. Son discours aura beau le souhaiter et le solliciter, un fait demeure, la mémoire des expériences du passé restera toujours présente. Plus l’expérience est grande, plus la mémoire contient des incidents susceptibles de faire éclore la douleur, l’amertume, l’aigreur, le dépit, la tristesse, la désolation, la démotivation. Pour que les employés puissent réellement prendre la place et l’importance qu’on leur attribue dans l’organisation, les dirigeants auront avantage à questionner leurs habitudes, leurs attitudes et leurs valeurs et vérifier jusqu’à quel point ils sont prêts à « Gérer avec C.O.E.U.R. » (Nous offrons cette évaluation). « Gérer avec C.O.E.U.R. » est un concept synthèse et intégrateur des grands principes du management des personnes qui permet aux dirigeants de prendre en considération autant les fonctions de gestion que les besoins de la personne de manière à permettre à chaque employé de fournir sa contribution optimale au devenir de l’organisation dans laquelle il travaille. « Gérer avec C.O.E.U.R. » interpelle chaque gestionnaire dans sa conception de son rôle et de sa façon d’exercer son influence auprès de ses collaborateurs.
5) Relations interpersonnelles :
Parfois, l’impatience, l’intolérance, la fermeture d’esprit, l’isolement, le manque de respect, les difficultés de communication ou le doute sur la sincérité de l’interlocuteur ne sont que l’expression de malaises résultant de l’ignorance de la vision et des valeurs qui motivent les efforts de tous pour répondre à la mission et aux besoins de l’organisation.
Les activités sociales nous amènent à rencontrer des gens et à nous nouer avec eux des liens d’amitié et même d’amour. À cet égard, il est intéressant de noter que les amitiés et les unions durables se retrouvent souvent chez des personnes dont les dynamiques sont complémentaires. La force d’une équipe réside dans la complémentarité des dynamiques de ses membres; sa faiblesse est liée à une trop grande ressemblance des dominantes de la personnalité.
6) Les réunions, occasions de communication :
Autrefois, les rencontres se déroulaient dans un même lieu physique. Aujourd’hui, elles peuvent se dérouler à distance, par téléconférences ou par visioconférences. Malheureusement, beaucoup de réunions ne portent pas les fruits attendus et nécessitent qu’on y investisse beaucoup d’énergie. Qui n’a jamais quitté une réunion avec l’impression désagréable d’avoir perdu son temps? Dans un contexte de gestion axée sur la participation de tous les intervenants, les réunions constituent un moyen privilégié de participation à la vie collective, au processus de prise de décision et au travail d’équipe.
Les réunions offrent l’occasion d’échanger des idées, de partager des expériences, de développer une synergie et de prendre des décisions éclairées. Cependant, elles se soldent parfois par des pertes de temps causées par des méthodes de partage d’information inappropriées, des modalités de discussions inadéquates et le manque de discipline qui prévaut. Une réunion est efficace dans la mesure où chaque intervenant y perçoit les résultats et les retombées positives de sa participation.
S’il vous manque des habiletés ou des capacités dans l’une de ces 6 dimensions, non seulement vous n’êtes pas à votre plein potentiel, mais vous n’êtes pas le leader dont vos employés ont besoin pour communiquer efficacement, connecter et s’entendre!
Vous désirez vous améliorer dans une ou plusieurs de ces dimensions de la communication ?
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Nathalie Charette
PDG, Coach et Experte en relations RH
Texte tiré du manuel de formation M3i « Les enjeux humains », rédigé par M. Denis Ouimet, et adapté par Nathalie Charette de l’Académie C-FAME
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