Selon l’ordre des conseilleurs agréés (CRHA), le vieux dicton « pas de nouvelles, bonnes nouvelles » est désuet. Les employés d’aujourd’hui veulent obtenir de la rétroaction, positive et négative, sur une base permanente afin de continuer de s’améliorer et de se développer. Fournir une rétroaction constante tout au long de l’année et conclure le tout par une évaluation annuelle du rendement constitue une façon peu coûteuse pour les employeurs de favoriser la rétention des meilleurs talents.
Pour un dirigeant, il est extrêmement important de donner une rétroaction de la bonne manière. Si cette pratique est puissante et a un effet positif visible, elle peut aussi blesser les gens, diminuer leur estime de soi ou leur donner le sentiment d’être sous-estimés.
Pour bien faire les choses, planifiez votre approche à l’avance. Tenez compte de quelques conseils simples sur ce qu’il faut faire et ne pas faire lorsque vous fournissez un retour d’information et que vous le recevez :
1. Posture mentale : Premièrement, évitez tout ce qui peut être entendu comme un reproche ou un jugement. vous voulez motiver les gens et leur montrer les domaines à améliorer, et non l’inverse. Expliquez toujours à votre équipe qu’une communication ouverte sur les améliorations possibles est une situation gagnant-gagnant. Mentionnez d’abord leurs points forts, après quoi vous pouvez leur indiquer un aspect sur lequel ils peuvent travailler davantage.
- Donnez aux gens le temps de comprendre votre retour d’information et assurez-vous de recevoir leurs réponses. Ils doivent être à l’aise pour partager leurs impressions. Faites preuve d’ouverture d’esprit et prenez en compte les points de vue des membres de votre équipe.
- N’oubliez pas de les laisser participer au processus de résolution des problèmes. Même si vous avez déjà une solution spécifique en tête, écoutez-les, puis partagez votre proposition en utilisant certains de leurs mots ou idées.
- Il n’est pas rare que les gens ne soient pas vraiment sûrs de ce qui s’est passé ou de ce que devrait être leur prochaine étape. C’est pourquoi vous devez poser des questions à la fin et voir si l’autre personne a reçu votre message. Faites un suivi après quelques jours pour voir comment ils vont et s’il y a toujours un problème.
- Enfin, et surtout, encouragez la ou les personnes à vous faire part de leurs réactions. Laissez votre ego derrière vous, demandez-leur s’ils ont quelque chose à ajouter sur vos performances et votre rôle de dirigeant, et écoutez attentivement ce qu’ils ont à dire. Laissez-les également donner des exemples pour que vous puissiez voir ce qu’ils veulent dire exactement, puis discutez-en ouvertement et ensemble pour trouver un moyen de faire fonctionner le système et d’utiliser le retour d’information de manière efficace.
2. Basé sur des faits : Il est recommandé de s’assurer de fournir un mélange de commentaires qualitatifs et quantitatifs à l’employé, parce que plus ils sont précis, mieux c’est. Vous devez examiner le rendement de l’employé dans chacune des gammes de responsabilités, plus particulièrement par rapport aux normes de l’industrie et de l’entreprise. Cependant, vous devez également évaluer ses compétences générales, qui sont essentielles dans l’environnement de travail d’aujourd’hui.
- Assurez-vous d’être précis et d’utiliser des preuves. Vos employés doivent savoir exactement de quel aspect du projet vous parlez, ce qu’ils ont fait de mal et comment il peut être amélioré. Pour cette raison, il est important d’utiliser des preuves tangibles, comme le suivi du temps et les données sur les progrès des employés qui montrent combien de temps chaque travailleur consacre à l’accomplissement des tâches et quelles sont les activités auxquelles il se livre en cours de route.
3. Attitude et agissements de l’employé : La rétroaction devrait être directement liée au comportement ou au résultat souhaité. L’évaluation annuelle ne devrait pas servir à annoncer pour la première fois à un employé un problème de rendement. Il est essentiel de fournir de la rétroaction et des conseils « sur le coup » afin de garder les employés sur la bonne voie. Les évaluations annuelles peuvent ensuite reprendre ces informations pour donner une vue d’ensemble et planifier le futur.
La promotion de la rétroaction au sein d’une équipe devrait être votre prochaine étape. Faites-lui une place (et prévoyez du temps !) dans le processus de planification de vos activités futures. Tenez compte du fait qu’en fait, la rétroaction doit être présente à chaque étape. Donnez à votre équipe le temps de s’habituer à ce nouvel environnement ouvert et favorable au retour d’information.
Nathalie Charette,
PDG, Coach, Formatrice et Experte en relations RH
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