L’évaluation de rendement est un processus qui consiste à évaluer et à documenter la qualité du travail d’un employé sur le plan du « savoir », du « savoir-faire » et du « savoir-être ». Elle fait partie du système de gestion du rendement d’une entreprise.

Les évaluations de rendement se fondent sur les progrès de l’employé par rapport aux objectifs établis annuellement avec son gestionnaire. Habituellement, les employés et les gestionnaires procèdent à des vérifications tout au long de l’année. À la fin de l’année, le gestionnaire attribue une note globale.

Le processus d’évaluation commente le travail des employés (leur fournit une rétroaction), aide les gestionnaires à prendre des décisions en matière d’augmentation de salaire et de prime, et permet de déterminer les aspects à améliorer. Un mauvais rendement répété peut conduire à des réprimandes ou à la cessation d’emploi.

Comme les évaluations de rendement affectent le cheminement de carrière d’un employé, elles peuvent s’avérer stressantes pour ce dernier. L’ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) souligne qu’une évaluation mal planifiée est souvent pire qu’aucune évaluation. L’utilisation d’un processus structuré permet de s’assurer de ne rien oublier et de profiter au maximum de cette occasion pour établir une véritable communication.

 

Communiquer la méthode d’évaluation aux employés avant le déploiement

Avant de mettre en place votre initiative, assurez-vous de communiquer clairement aux employés de quoi il s’agit.

Voici quelques pistes d’éléments à communiquer aux employés :

  • Pourquoi les rencontres d’évaluation ont été mises en place ou améliorées, quel est l’objectif de la direction
  • Quel en sera le contenu et quels seront les types de critères
  • À quelle fréquence auront lieu les rencontres
  • Qui s’occupera de rencontrer les employés : le supérieur immédiat, la direction ou les RH
  • Comment sera effectué le suivi de ces évaluations
  • Qui doivent-ils contacter s’ils ont des questions sur le processus, qui fait partie du comité organisateur et comment peuvent-ils les rejoindre

Dans un monde idéal, vous devriez rencontrer tous vos employés au même moment pour faire votre annonce, puis demander aux gestionnaires de rassembler leurs équipes afin de leur donner de plus amples détails.

L’information sur votre processus d’appréciation de la contribution devrait se retrouver dans votre intranet si vous en avez un ou être envoyée par courriel aux employés, votre guide d’employés ou votre babillard interne. Les membres du personnel doivent avoir un libre accès aux informations liées à ce processus.

 

Étapes de préparation à une évaluation du rendement réussie

  1. Établissez une date pour l’évaluation suffisamment à l’avance pour permettre au gestionnaire et à l’employé de se préparer. Choisissez un lieu de rencontre où vous ne serez pas interrompus ou distraits inutilement.
  2. Au même moment, remettez à l’employé la description de son poste actuel, un exemplaire de l’évaluation de l’année précédente et un formulaire d’auto-évaluation qu’il devra remplir au préalable.
  3. Préparez une ébauche de l’évaluation dans laquelle vous intégrez vos réflexions pour l’année, ainsi que :
    1. des remarques notées lors de discussions sur le rendement précédentes;
    2. l’évaluation du rendement de l’année précédente;
    3. les objectifs et les attentes en matière de rendement;
    4. des notes sur les compliments adressés ou les problèmes survenus au cours de l’année antérieure.
  4. Demandez la rétroaction des autres gestionnaires qui ont travaillé avec l’employé.

En prenant le temps de créer une évaluation du rendement qui souligne les réalisations et reprend les objectifs professionnels de l’employé, vous pouvez contribuer largement à l’engagement continu de l’employé et à la rétention des meilleurs talents.

Croyez-vous être en mesure d’avoir des conversations difficiles? Faites-vous preuve de courage managérial? Savez-vous comment donner de la rétroaction et aligner les employés sur le bon chemin? Il n’a rien de mal à vous sentir surpassé par cette tâche! Si vous ne vous sentez pas à l’aise d’effectuer ce type rétroaction, n’hésitez pas à demander de l’aide à l’externe.

 

Après les évaluations de rendement

Suivant les évaluations, sondez vos employés sur ce qu’ils aiment du processus d’évaluation, ainsi que sur ce qui devrait être amélioré. Gérez leurs attentes et soyez disponible pour répondre à leurs questions. Par la suite, adaptez la prochaine série d’évaluation de rendement en conséquence.

N’oubliez pas de conserver les informations des sujets discutés lors de vos rencontres. Si vous trouvez qu’il est pénible de retranscrire tout ce qui a été dit dans la rencontre, essayez d’autres méthodes. Certaines entreprises vont préférer prendre des notes à la main pour avoir un contact plus informel avec l’employé. Cette méthode est plus agréable que l’utilisation d’un ordinateur qui enlève un peu le contact humain. Pour garder une trace de vos écrits, vous pouvez simplement prendre vos notes manuscrites en photo avec votre cellulaire puis les importer dans le dossier de l’employé. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à retranscrire vos notes et n’aurez pas d’excuse pour ne pas mettre le dossier de l’employé à jour!

 

Finalement, n’ayez pas peur de remettre en question votre processus d’évaluation

La méthode que vous avez choisie peut bien fonctionner aujourd’hui, mais la réalité de demain sera probablement différente. Restez ouvert à modifier et à adapter votre processus d’évaluation de performance au fil du temps.

Votre ouverture d’esprit permettra de garder vos pratiques à jour et de contribuer à l’avancement de carrière de vos employés à l’intérieur de votre organisation. N’ayez pas peur d’oser de nouvelles pratiques, vaut mieux tester et échouer que d’accepter le statu quo sur une longue période.

 

Nathalie Charette,
PDG, Coach, Formatrice et Experte en relations RH